Release: Cleverdesk 3.10 Hemlock

Wij hebben weer een nieuwe release van Cleverdesk genaamd: Hemlock! Wij zijn constant bezig met het verbeteren van Cleverdesk voor onze klanten en gebruikers.  Benieuwd wat onze nieuwste release inhoudt en wat dit voor jou kan betekenen? Wij hebben de belangrijkste ontwikkelingen hieronder voor je weergegeven. De gehele release vind je op onze supportpagina. 

De highlights van deze nieuwe versie 3.10 Hemlock!

UBL/XML-facturen automatisch vanuit een mailbox verwerken

cleverdesk hemlock

Inkoopfacturen gemakkelijker handmatig inboeken

CO2-ladder functionaliteit, registreer je brandstofverbruik

Verkoopfacturen uitgebreid met tussenkoppen per werkbon

Importeer je grootboeken en stel ze in op productgroepen, functies en artikelen om de facturatie te versnellen.

Een standaard koppeling met Exact Online is beschikbaar

Scannen (magazijn) met je mobiele telefoon

QHSE op de mobiele weergave verbeterd

Releasenotes Cleverdesk versie 3.10 Hemlock

Cleverdesk is uitgebreid met een aantal geweldige nieuwe features. Wij lichten hieronder de belangrijkste ontwikkelingen toe. Uiteraard zijn er de nodige bugfixes en verbeteringen van de snelheid en stabiliteit uitgevoerd.

Nieuw: UBL/XML facturen automatisch verwerken

Vanaf 3.10 is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch in te lezen in Cleverdesk. Door een gekoppelde mailbox in te stellen kan een inkoopfactuur (met een beperkte afwijking van de inkooporder) door het systeem direct ingelezen en verwerkt worden. Wil je hier meer over weten, neem dan contact op met Customer Success Team voor de details en de verdere inrichting. Er dient een aparte mailbox ingesteld te worden waar deze facturen op binnenkomen.

Nieuw: Standaardkoppeling met Exact Online

Cleverdesk kan met vrijwel elk boekhoudprogramma gekoppeld worden, Sinds deze release hebben wij echter een standaard koppeling met Exact Online voor het importeren van de relaties uit en het exporteren van factuurregels (inkoop en verkoop) naar Exact Online. Interessant voor jouw organisatie? Neem contact op met het Customer Success Team voor de details en inrichting.

Nieuw: CO2-ladder functionaliteit

Ons groene hart klopt met de doorontwikkeling van de CO2-ladder. Er zijn aanvullende velden toegevoegd om beter te registreren welke stoffen tijdens het project worden uitgestoten en hoeveel (bedrijfs)middelen zijn ingezet. Denk hierbij aan type brandstof, type motor, CO2-deeltjes en geluidsniveau. Het boeken van het brandstofverbruik door middel van tankbeurten is toegevoegd aan de mobiele omgeving.

Nieuw: Scannen met je mobiele telefoon

De mobiele omgeving heeft een uitvoerige update gehad. De belangrijkste toevoeging is het magazijnmenu. Hiermee wordt het mogelijk artikelen en bedrijfsmiddelen te scannen met je eigen mobiele telefoon. Deze scanner gebruikt de camera van de telefoon. Daarmee is het inchecken en uitchecken van artikelen een stuk gemakkelijker geworden en hoeft er geen dure barcodescanner aangeschaft te worden.

LET OP! Als er nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd dan zal hiervoor de rol in gebruikersbeheer standaard uitgeschakeld zijn. Wil je als gebruiker toegang tot de nieuwe functionaliteit dan zullen deze nieuwe rollen bij de gebruiker aangezet moeten worden.

Overige wijzigingen

HRM

  • Het rapport Onvolledige Week is uitgebreid met een filteroptie om te schakelen tussen eigen personeel en inhuur personeel.

Bedrijfsmiddelen

  • Het toevoegen van ingehuurde bedrijfsmiddelen aan de planning is op basis van feedback van de klant verder verbeterd. Zo kunnen vanaf de planning meteen inhuurorders gemaakt worden en na registratie van uren op dit ingehuurde bedrijfsmiddel zullen deze net als bij inhuurpersoneel beschikbaar komen in het leveringenoverzicht om je leverancier een factuuropdracht te kunnen sturen.
  • Registratie van tankbeurten/brandstofverbruik: Op de productgroep is een extra optie beschikbaar om milieu informatie op een bedrijfsmiddel vast te leggen. Als deze optie wordt ingeschakeld dan zal op de bedrijfsmiddeldetailkaart vastgelegd kunnen worden welke brandstof en welk verbruik het bedrijfsmiddel heeft. De chauffeur of machinist kan nu de tankbeurten gaan registreren in de mobiele weergave. Deze ingevulde tankbeurten zijn zichtbaar op de bedrijfsmiddel detailkaart.
3.10 Hemlock uitleg
  • Rapport Brandstofverbruik. In het rapport Onderhoud/Rapportage/Brandstofverbruik is een totaal brandstofverbruik per vestiging, per productgroep of per project te selecteren. Deze informatie kan gebruikt worden om de jaarlijkse CO2 ladder te vullen.
3.10 Hemlock uitleg

CRM/Relaties en Inkoop/Leveranciers

  • De relatiedetailkaart is uitgebreid met de volgende velden:
    • Email adres voor verkoopfacturen: Dit adres wordt gebruikt om de verkoopfactuur naar te versturen.
    • Standaard BTW-tarief voor verkoopfacturen: Dit BTW-tarief zal standaard gebruikt worden als er een nieuw project wordt aangemaakt voor deze klant. Is er op de klant geen BTW-tarief gezet dan zal het standaard BTW-tarief uit de systeeminstellingen gebruikt worden om op het project te zetten. Als er vervolgens een factuur wordt aangemaakt op het project dan staat hier het BTW-tarief standaard ingevuld zoals aan het project is gekoppeld.
  • De leverancierdetailkaart is uitgebreid met de volgende velden:
    • Email adres voor inkoopfacturen: Dit is het emailadres van waaruit de leverancier zijn inkoopfacturen verstuurd. Bij handmatige verwerking van inkoopfacturen vanuit de mailbox (zonder XML-bestand) zal dit e-mail gebruikt worden om de leverancier te herkennen en automatisch in te vullen.
    • Email adres voor inkooporders: Dit is het emailadres waar inkooporders (bestellingen) naar gemaild worden.
    • Standaard BTW-tarief inkoopfacturen: Bij het handmatig verwerken van inkoopfacturen van deze leverancier (zonder XML-bestand) zullen de inkoopfactuurregels standaard gevuld worden met dit BTW-tarief. Het tarief is nog te wijzigen.

Projecten

  • Inlezen van taken onder een werkbon of projectactiviteit. Het template voor het inlezen van taken is te downloaden in de popup na drukken op de knop ‘Taken Inlezen’. De blauwe knop Template zal een CSV bestand downloaden.
3.10 Hemlock uitleg

Inkoop & Facturatie

  • De PDF-template (Stamgegevens/PDF-templates) van de verkoopfactuur heeft nu een lijstje met BTW tarieven en bedragen. De factuur kan nu de volledige omschrijving tonen van het BTW-tarief. Het is nu mogelijk meerdere BTW-tarieven op één factuur af te drukken.
  • De PDF-template van de verkoopfactuur is uitgebreid met de mogelijkheid om meerdere werkbonnen te factureren met tussenkopjes op de factuur. Na de kopregel worden de factuurregels per werkbon getoond. Wil je dit ingericht hebben? Neem dan contact op met Customer Success, zij hebben enkele voorbeelden klaarliggen.
  • Bij het aanmaken van een factuur op een werkbonproject (om meerdere werkbonnen in één keer te factureren) is het nu mogelijk om standaard van iedere werkbon een rapport mee te sturen bij de factuur. Druk hiervoor op de knop ‘Werkbonrapporten koppelen’. In het volgende scherm zullen deze rapporten als bijlage aan de factuur zichtbaar zijn. Bij het verzenden van de definitieve factuur zal Cleverdesk al deze bijlagen samenvoegen in één grote PDF.
3.10 Hemlock uitleg
  • Onder Inkoop is een aanvullende controle toegevoegd om unieke factuurnummers per leverancier te garanderen.
  • Wijzigen van vrije regels bij inkooporders is mogelijk gemaakt.
  • De leverancier is klikbaar gemaakt vanaf de inkooporder.
  • Verkoopfacturen zijn nu te selecteren en met één druk op de knop tegelijk goed te keuren. De geselecteerde verkoopfacturen krijgen allemaal hetzelfde template dat gekozen moet worden nadat je op de knop hebt gedrukt.

Persoonlijk/Uren verantwoorden/Mobiele weergave

  • Artikeldeclaraties van dezelfde soort op dezelfde dag worden niet meer bij elkaar opgeteld. Iedere boeking zal afzonderlijk blijven en daardoor apart te factureren zijn.
  • Het boeken van artikelen op de mobiele weergave is verbeterd. Het is voor de gebruiker makkelijker en eenduidiger geworden. Het scherm waarin artikelboekingen makkelijk (per ongeluk) verwijderd kunnen worden is vervangen.

Planning

  • Er zijn verbeteringen doorgevoerd bij de Planning. Zo is het nu mogelijk om meerdere volledige dagen te plannen voor een bedrijfsmiddel. Door het vakje ‘Doorlopend’ aan te vinken bij het aanmaken van een plan-item wordt deze over meerdere dagen ingepland. Hierbij dienen nog wel enige zaken aangepast te worden in de uursoorten. Meer informatie hierover volgt zo spoedig mogelijk op de support pagina.
  • In de projectplanning is een extra weergave-optie Begrotingen toegevoegd. Dit geeft je de optie om nieuwe functiebegrotingen en productgroepbegrotingen toe te voegen aan het project op de planning.
  • Bij het wijzigen van uitvoerdata van een project worden nu ook de begrotingen aangepast.
  • Rapportage capaciteit geeft nu beter weer op basis van welke begroting de weergave is opgebouwd.

Contact 

Aan de hand van bovenstaand artikel nog vragen over de nieuwe 3.10 Hemlock release? Bekijk dan onze supportpagina of neem contact met ons op en wij helpen je verder!